Bedrijfsuitjes Checklist

Er komt veel kijken bij het organiseren van een bedrijfsuitje. Een checklist bij de start van de organisatie is dan zeker erg handig. Als regisseur van bedrijfsuitjes heb ik inmiddels al heel wat ervaring met het organiseren van bedrijfsuitjes, teamuitjes, personeelsuitjes en andere groepsuitjes. IEN weet precies wat er bij komt kijken om zo'n uitje te organiseren.

De checklist is een eenvoudig hulpmiddel dat je kan gebruiken bij het organiseren van een bedrijfsuitje of feest. Realiseer je wel, dat een goede voorbereiding veel tijd kost. Tijd die je misschien helemaal niet hebt. Wil je geen stress en lijkt de organisatie van het bedrijfsuitje of feest je allemaal veel te ingewikkeld, laat het bedrijfsuitje dan regisseren door bedrijfsuitjesregisseur IEN.

Start met het vinden van een datum

Misschien is dit wel het moeilijkste om te organiseren van allemaal. Het vinden van een datum. Houd rekening met vakantieperiodes, feestdagen, geplande (vak)beurzen of klant-relatiedagen en belangrijke sportwedstrijden. Het is toch leuker als bijna alle collega’s aanwezig kunnen zijn.

Locatie voor het bedrijfsuitje

Waar wordt het bedrijfsuitje georganiseerd? Op een Waddeneiland, in de Betuwe of in het buitenland?

Start en eindtijd

Begint het bedrijfsuitje in de ochtend, rond lunchtijd of pas later in de middag? Wordt het bedrijf gesloten i.v.m. het personeelsuitje, communiceer de datum dan tijdig aan leveranciers en klanten.

Het budget

Voorkom teleurstellingen en bepaal van te voren het budget wat mag worden uitgegeven. Het is toch jammer als je een prachtig op maat gemaakt programmavoorstel ontvang en je alleen het avondprogramma kan doen.

Met of zonder partners?

Is bedrijfsuitje alleen met collega’s of mogen de partners ook mee?

Doel / Thema / Speciale gelegenheid

Is er een speciale gelegenheid, vieren jullie dit jaar een jubileum en mag er flink worden uitgepakt of is er net een reorganisatie geweest en is teamspirit het doel? Of vinden jullie het belangrijk om je collega’s nog te leren kennen. Dit zijn allemaal zaken die een uitjesregisseur van te voren graag wil weten. Het is een kans om hier tijdens het  bedrijfs- of teamuitje hier aandacht aan te besteden.

Uiterlijke aanmelddatum

Het is erg handig om van te voren ongeveer te weten hoeveel collega’s er mee gaan met het uitje. Zet in de uitnodiging voor het bedrijfsuitje, een uiterlijke datum waarop collega’s jou moeten  laten weten of zij wel/niet bij het bedrijfsuitje aanwezig zullen zijn.

Bereikbaarheid locatie bedrijfsuitje

Is de locatie goed bereikbaar voor iedereen? Komt iedereen met eigen vervoer, zijn er voldoende (gratis) parkeerplaatsen? Of is het handiger om een touringcar te huren?

De catering

De catering van uw bedrijfsfeest of bedrijfsuitje is belangrijk. Ga niet zo maar ‘googelen’ en denk hier kunnen we wel eten met een groep. Als uitjesregisseur, weet ik welke locaties geschikt zijn voor groepen en bedrijfsfeesten. Vergeet niet te vragen naar de dieetwensen (vegetarisch, gluten etc.) en nog belangrijke vergeet deze vooral niet door te geven aan de catering.

Consumpties

Drankmuntjes, drankarrangement of toch liever op basis van nacalculatie. Genoeg mogelijkheden,  maar welke keuze is het meest geschikt? En vanaf welk moment mag er alcohol worden geschonken? Handig als hierover van te voren is nagedacht.

De routebeschrijving

Vermeld in de uitnodiging altijd het exacte adres van de locatie. Het zal niet de eerste keer zijn dat mensen via Google een verkeerd adres vinden.

Verzekeringen

Organiseer je een bedrijfsuitje met activiteiten, controleer dan van te voren  met de bedrijfsverzekering waarvoor de medewerkers zijn verzekerd. Of laat je adviseren door de bedrijfsuitjes regisseur.

Veiligheid

Contoleer of de bedrijven gecertificeerd zijn voor de activiteiten die ze aanbieden. Denk bijvoorbeeld aan Vebon of TÜV certificering voor outdoorbedrijven. En huur een bus met een SKTB keurmerk, dit geeft toch meer zekerheid.